管理組合業務の内訳

基幹業務

I 管理組合の会計の収入及び支出の調定
①収支予算案の素案の作成 管理組合の事業年度開始後2ヶ月以内に、一般会計、修繕積立金会計の次年度の収支予算案の素案を作成して管理組合に提出します。通常、定期総会前の理事会にて総会議案書案に盛り込み提出します。
②収支決算案の素案の作成 管理組合の事業年度終了後2ヶ月以内に、一般会計、修繕積立金会計の前年度の収支決算案の素案を作成して管理組合に提出します。通常、定期総会前の理事会にて決算報告案として収支報告書と貸借対照表を総会議案書案に盛り込み提出します。
③収支状況の報告 管理組合の請求に基づき、会計の収支状況に関する報告を行います。毎月月末に前月分の月次会計報告書を作成し、理事長様宛に送付いたします。
II 出納
①組合員が管理組合に納入する管理費、修繕積立金、専用使用料その他の金銭の収納 当社はいわゆる原則方式を採用しています。
原則方式とは、管理組合の口座の印鑑を理事長様が保管し、通帳を管理会社が保管する方式です。
管理費等は、組合員の指定口座より、みずほファクター株式会社の預金口座振替により収納され、管理組合の預金口座へ直接送金されます。毎月、管理費等の収納状況を理事長様へ報告書を提出いたします。
②管理費等滞納者に対する督促 組合員が管理費等を滞納したときは、支払期限後3ヶ月の間、電話若しくは自宅訪問又は督促状の方法により、その支払の督促を行います。滞納者には毎月請求書を送付し、内容証明郵便を送付いたします。催促業務終了後に於いて、管理組合の依頼により当社顧問弁護士事務所による滞納管理費回収業務を委託することができます。（別途有料業務）
毎月、管理費等の滞納状況を理事長様へ報告書を提出いたします。
③通帳等の保管等 当社にて収納口座及び修繕積立金等を保管する口座（以下「保管口座」という。）に係る通帳を保管します。
収納口座に預金された修繕積立金については、定期的に保管口座への振替を行います。
④管理組合の経費の支払い 管理組合の収支予算に基づき、各経費を、管理組合の承認を得て、収納口座又は保管口座から支払います。管理組合の各支払いは、管理会社が請求書と金融機関の払出し請求書を理事長様へ送付し、確認の上押印し返送していただき、支払いを行います。
⑤管理組合の会計に係る帳簿等の管理 管理組合の会計に係る帳簿等を整備、保管し、定期総会終了後、遅滞なく管理組合に引渡しします。

基幹事務以外の事務管理業務

I 理事会支援業務
①組合員等の名簿の整備 管理組合の組合員等異動届に基づき、組合員及び賃借人等の氏名、連絡先（緊急連絡先を含む。）を記載した名簿を整備します。区分所有者、入居者に移動があった場合は、該当者の請求に基づき、当社より区分所有者変更届け、入居票を送付しご返送をしていただきます。
②理事会の開催、運営支援 理事会の開催日程等の調整及び役員に対する理事会招集通知を送付し、管理組合の求めに応じて理事会へ担当者が出席します。担当者は理事会議事に係る助言、資料の作成を行い、理事会議事録案を作成し提出いたします。
③管理組合の契約事務の処理 管理組合に代わって、管理組合の承認の元に、共用部分に係る損害保険契約、マンション内の専用使用部分の契約、第三者との契約等に係る事務を行います。
II 総会支援業務
①総会支援業務 総会の開催日程等の調整を行い、総会会場の手配、招集通知及び議案書を配布し、組合員の出欠の集計等の支援をします。次年度の事業計画案の素案を作成し、管理組合の求めに応じた総会議事に係る助言をいたします。専門的事項については、費用のかからない範囲において、当社外部スタッフの協力の元に助言を求めることができます。総会終了後、総会議事録案の作成をし提出いたします。
III その他
①各種点検、検査等に基づく助言等 管理対象部分に係る各種の点検、検査等の結果を管理組合に報告すると共に、改善等の必要がある事項については文書をもって、具体的な方策を助言いたします。
②各種検査等の報告、届け出 管理組合に代わって、消防計画の届け出、消防用設備等点検報告、特殊建築物定期調査又は建築設備定期検査の報告等に係る補助及び管理組合の指示に基づく報告、届出事務を行います。諸官庁からの各種通知を、管理組合及び組合員に通知します。
③図書等の保管 本マンションに係る設計図書を、当社の事務所または、管理員室で保管します。管理組合の管理規約の原本、総会議事録、総会議案書等を、当社の事務所または管理員室で保管します。

管理員業務

I 管理員業務
①通勤方式による日常監理 管理員を通勤方式にて、マンションに派遣いたします。
②受付、日常清掃業務
  1. 管理組合が定める各種使用申込の受理及び報告
  2. 共用部分の鍵の管理及び貸出し
  3. 管理用備品の在庫管理
  4. 引越し業者等に対する指示
  5. 別途定める日常清掃業務表による共用部の清掃
③点検業務
  1. 建物、諸設備及び諸施設の外観目視点検
  2. 照明の点灯及び消灯並びに管球類等の点検
  3. 初設備の運転及び作動状況の点検
  4. 無断駐車等の確認
④立会業務
  1. 外注業者の業務の着手、履行の立会い
  2. ゴミ搬出時の際の立会い
  3. 災害、事故等の処理の立会い
⑤報告連絡業務
  1. 管理組合の文書の配布又は掲示
  2. 各種届出、点検結果、立会結果等の報告
  3. 災害、事故発生時の連絡、報告
II 24時間緊急対応業務
①24時間緊急対応業務 当社は、◯◯警備会社に業務を委託し、給水設備、火災警報、侵入設備等について24時間緊急対応を行います。状況に応じて警備会社からの連絡により、当社担当者が出動、対応します。
III 特別清掃業務
①共用部分特別清掃 専門の清掃会社により、エントランスホール、エレベーターホール、共用階段、共用廊下等の共用部を機械清掃、ワックス掛けを行います。共用部特別清掃は、◯月、◯月、の年◯回とします。
①雑排水管清掃 高圧洗浄により、各住戸のキッチン、UB、洗面、洗濯パンからの雑排水管を清掃します。共用縦管の排水及び1階排水桝の清掃を行います。

建物点検、検査業務

I 建物定期点検
①建物定期点検 当社では、建物定期点検表に基づき、年1回共用部分の外観目視点検を実施し、報告書を提出いたします。点検報告結果に基づき、不具合箇所の報告、是正方法について報告いたします。
II エレベーター点検
①定期点検 メーカー系、独立系の専門保守メンテナンス会社により定期点検を行います。
②法定点検 建築基準法第12条に規定する昇降機定期検査を実施し、関係官庁に報告書の提出をいたします。
III 給水設備点検
①受水槽、高架水槽点検、清掃 水道法施行規制により規定されている貯水槽の点検、清掃を年1回行います。
②給水ポンプ点検 給水施設の外観目視点検、ポンプの電圧計測等の点検を年1回行います。
③汚水槽点検、清掃 各行政機関の定める汚水槽の点検を行います。※汚泥処理費用については別途
④簡易専用水道検査 水道法で定められている法定検査を年1回指定法人により行います。
Ⅳ 消防用設備等の点検
①機器点検 消防法第17条の3の3に規定する点検を半年に1回行います。
②総合点検 消防法第17条の3の3に規定する点検を年1回行います。3年に1回管轄消防署へ点検結果を報告いたします。また、3年に1回程度管轄消防署の査察（立入検査）がありますので、担当者が立会をいたします。
V 自家用電気工作物保守点検
①自家用電気工作物保守点検 キューピクルにより受電しているマンションにおいては、毎月1回の資格者による点検及び、年1回の法定点検を行います。